Schválenie

Po odoslaní dokumentu schvaľovací engine vyhodnotí nakonfigurované pravidlá pracovného postupu a smeruje dokument príslušným schvaľovateľom.

Schválenie dokumentu

Keď je dokument smerovaný vám na schválenie, dostanete e-mailové upozornenie a uvidíte ho:

• v záložke Schválenia v zozname Dokumenty
• v miniaplikácii Čakajúce schválenia na vašom Prehľade

Postup schválenia

1. Otvorte dokument zo záložky Schválenia alebo z notifikácie.

2. Skontrolujte polia dokumentu, priložený súbor a prípadné komentáre od predchádzajúcich schvaľovateľov.

3. Kliknite na Schváliť.

4. Voliteľne pridajte Schvaľovacie vyhlásenie (komentár zaznamenaný v auditnom zázname).
5. Kliknite na Potvrdiť.

Dokument postúpi na ďalší schvaľovací krok (ak existuje), alebo sa označí ako Schválený, ak sú všetky kroky dokončené.

Zamietnutie dokumentu

1. Otvorte dokument.
2. Kliknite na Zamietnuť.

3. Zadajte Dôvod zamietnutia — je povinný a bude viditeľný pre odosielateľa. A ktory krok odmietate, bude zobrazený v auditnom zázname.

4. Kliknite na Potvrdiť.

Dokument sa vráti odosielateľovi s vaším dôvodom zamietnutia. Ten môže dokument opraviť a znova odoslať.

Diskusné vlákna

Každý dokument má sekciu Komentáre, kde môžu schvaľovatelia a odosielatelia komunikovať:

1. Kliknite na záložku Komentáre na stránke detailu dokumentu.

2. Napíšte komentár a kliknite na Odoslať.
3. Ak chcete odpovedať na existujúci komentár, kliknite na Odpovedať.
4. Ak chcete niekoho spomenúť, napíšte @ a za ním jeho meno.

Spomenutí používatelia dostanú e-mailové upozornenie.

Sekvenčné schvaľovanie

V sekvenčnom reťazci:

• Dokument vidí len schvaľovateľ aktuálneho kroku.
• Ďalší schvaľovateľ je upozornený až po schválení aktuálneho kroku.
• Zamietnutie v ktoromkoľvek kroku zastaví reťazec.

Paralelné schvaľovanie

V paralelnom kroku:

• Všetci schvaľovatelia v kroku sú upozornení súčasne.
• Krok sa dokončí po dosiahnutí nakonfigurovaného quóra (napr. 2 z 3 schvaľovateľov).
• Ak niektorý schvaľovateľ zamietne, dokument je zamietnutý okamžite (ak nie je nastavená iná politika kvóra).

Delegovanie schvaľovacej právomoci

Ak nemôžete konať v súvislosti s dokumentom (napr. ste na dovolenke):

1. Prejdite do Profil → Zástupcovia.

2. Pridajte zastupujúceho používateľa s časovým rozsahom.

3. Počas tohto obdobia môže váš zástupca schvaľovať dokumenty vo vašom mene.

Úplné podrobnosti nájdete v časti Správa zástupcov.

Prípadne môže Administrátor manuálne prideliť konkrétny schvaľovací krok inému používateľovi:

1. Otvorte stránku detailu dokumentu.
2. Kliknite na Preradiť pri čakajúcom schvaľovacom kroku.
3. Vyberte nového schvaľovateľa.
4. Kliknite na Uložiť.