Acadsys Docs | Prehľad pracovných postupov

Pochopte koncepty schvaľovacích procesov — prahové hodnoty, reťazce a režimy smerovania

Acadsys používa pravidlový schvaľovací nástroj na automatické smerovanie dokumentov, faktúr, objednávok a žiadostí k správnym schvaľovateľom.

Základné koncepty

Prahové hodnoty

Prahová hodnota je podmienka, ktorá spustí konkrétny schvaľovací reťazec. Prahové hodnoty môžu byť založené na:

Sume — napr. faktúry nad 10 000 EUR vyžadujú schválenie riaditeľa
Typ dokumentu — napr. všetky nákupné objednávky vyžadujú schválenie obstarávania
Organizačnej jednotke — napr. dokumenty z finančného oddelenia prechádzajú iným reťazcom
Dodávateľovi — napr. dokumenty od konkrétneho dodávateľa vyžadujú dodatočnú kontrolu

Viaceré podmienky je možné kombinovať logikou AND/OR.

Schvaľovacie reťazce

Schvaľovací reťazec je usporiadaný zoznam schvaľovateľov (alebo skupín schvaľovateľov), ktorými musí dokument prejsť. Každý krok v reťazci sa nazýva úroveň schválenia.

Sekvenčné vs. paralelné smerovanie

Režim	Správanie
Sekvenčné	Schvaľovatelia konajú jeden po druhom. Ďalší schvaľovateľ je notifikovaný až po tom, čo predchádzajúci schváli dokument.
Paralelné	Všetci schvaľovatelia v kroku sú notifikovaní súčasne. Krok je dokončený, keď všetci (alebo konfigurovateľné kvórum) schvália.

Schvaľovacie pravidlá

Schvaľovacie pravidlo spája prahovú hodnotu s reťazcom. Keď dokument spĺňa podmienky prahovej hodnoty, je smerovaný cez priradený reťazec.

Pravidlá sa vyhodnocujú v poradí priority — vyhráva prvé zodpovedajúce pravidlo.

Životný cyklus pracovného postupu

Dokument odoslaný
       ↓
Vyhodnotenie pravidiel → nájdené zodpovedajúce pravidlo
       ↓
Reťazec iniciovaný → notifikovaní schvaľovatelia kroku 1
       ↓
Krok 1 schválený → notifikovaní schvaľovatelia kroku 2
       ↓
Všetky kroky schválené → Stav dokumentu: Schválený

Ak niektorý schvaľovateľ dokument zamietne, reťazec sa zastaví a dokument sa vráti odosielateľovi spolu s dôvodom zamietnutia.

Schvaľovatelia môžu delegovať svoju schvaľovaciu právomoc na iného používateľa na určené obdobie. Delegované schválenia sa zaznamenávajú v auditnom zázname spolu s pôvodným schvaľovateľom aj zástupcom.

Prehľad pracovných postupov