Čakajúce na odstránenie

Čo je Čakajúce na odstránenie?

Keď dokument už nie je potrebný, ale musí byť uchovaný na auditné alebo právne účely, presunie sa do stavu Čakajúce na odstránenie namiesto okamžitého vymazania. To dáva Administrátorovi možnosť odstránenie skontrolovať a potvrdiť.

Vyžiadanie odstránenia

1. Otvorte stránku detailu dokumentu.
2. Kliknite na Vyžiadať odstránenie.
3. Zadajte Dôvod odstránenia (povinné).
4. Kliknite na Potvrdiť.

Stav dokumentu sa zmení na Čakajúce na odstránenie a Administrátor je upozornený.

Kontrola žiadostí o odstránenie

Administrátori vidia všetky žiadosti o odstránenie v záložke Čakajúce na odstránenie v zozname dokumentov.

Pre každý dokument môže Administrátor:

Archivovať

Presunie dokument do dlhodobého úložiska. Dokument už nie je viditeľný v štandardnom zozname dokumentov, ale nájdete ho cez vyhľadávanie v Archive. Pôvodný súbor a auditný záznam zostávajú zachované.

1. Kliknite na dokument.
2. Kliknite na Archivovať.
3. Potvrďte.

Natrvalo vymazať

Natrvalo odstráni dokument a príslušný súbor zo systému. Túto akciu nie je možné vrátiť späť.

1. Kliknite na dokument.
2. Kliknite na Natrvalo vymazať.
3. Potvrdíte napísaním DELETE.

Zamietnuť žiadosť o odstránenie

Ak žiadosť o odstránenie nie je vhodná:

1. Kliknite na dokument.
2. Kliknite na Zamietnuť odstránenie.
3. Zadajte dôvod.
4. Potvrďte.

Dokument sa vráti do svojho predchádzajúceho stavu (Publikovaný alebo Exportovaný).

Politiky uchovávania

Politika uchovávania vašej organizácie určuje, ako dlho sa dokumenty musia uchovávať pred tým, než je povolené ich vymazanie. Toto sa konfiguruje v Nastavenia → Spoločnosť → Politika uchovávania.

Dokumenty v rámci ich obdobia uchovávania nie je možné natrvalo vymazať — je možné ich iba archivovať.