Správa dokumentov
Prehľad správy dokumentov
Životný cyklus dokumentov v Acadsys — od nahratia cez schválenie až po archiváciu
Acadsys spravuje kompletný životný cyklus finančných dokumentov — faktúr, dodacích listov, zmlúv a ďalších.
Životný cyklus dokumentu
Nahranie
↓
Spracovanie (extrakcia AI/OCR, manuálna oprava)
↓
Čaká na schválenie (smerované schvaľovateľom podľa pravidiel pracovného postupu)
↓
Schválené
↓
Exportované (odoslané do účtovného systému)
↓
Publikované / ArchivovanéV ľubovoľnom štádiu môže byť dokument zamietnutý a vrátený odosielateľovi na opravu.
Zobrazenia zoznamu dokumentov
Hlavný zoznam dokumentov v sekcii Dokumenty poskytuje niekoľko zobrazení v záložkách:
| Záložka | Obsah |
|---|---|
| Všetky | Každý dokument bez ohľadu na stav |
| Schválenia | Dokumenty čakajúce na vaše schválenie |
| Export | Schválené dokumenty pripravené na export do účtovníctva |
| Zamietnuté na overenie | Dokumenty označené na manuálnu kontrolu |
| Bankový export | Dokumenty zaradené do dávky platobného exportu |
| Čakajúce na odstránenie | Dokumenty naplánované na archiváciu alebo vymazanie |
| Publikované | Finálne spracované, archivované dokumenty |
Kľúčové akcie
V zozname dokumentov môžete:
- Nahrať nové dokumenty (pozri Nahranie)
- Filtrovať a vyhľadávať podľa dodávateľa, dátumu, sumy, stavu alebo štítku
- Hromadne exportovať vybrané schválené dokumenty
- Hromadne schváliť, ak máte rolu Schvaľovateľ
Riadenie prístupu
Kto vidí ktoré dokumenty, upravujú pravidlá Správy prístupu k dokumentom. Úplné vysvetlenie nájdete v časti Správa prístupu k dokumentom — ide o kritickú bezpečnostnú tému, ktorá sa overuje pri auditoch.