Správa prístupu k dokumentom
Kto vidí ktoré dokumenty — pravidlá viditeľnosti, prístup podľa schvaľovacej línie a rolové obmedzenia
Riadenie prístupu k dokumentom je kritická bezpečnostná téma, ktorá sa overuje pri bezpečnostných auditoch. Uistite sa, že vaša konfigurácia zodpovedá požiadavkám vašej organizácie na oddelenie dát.
Základný princíp: Viditeľnosť podľa schvaľovacej línie
Používateľ vidí dokument len vtedy, ak je súčasťou schvaľovacieho reťazca dokumentu — či už ako aktuálny alebo minulý schvaľovateľ, pôvodný odosielateľ, alebo Administrátor.
To znamená:
- Používateľ A nahrá dokument → ide k Používateľovi B (schvaľovateľ kroku 1) a potom k Používateľovi C (schvaľovateľ kroku 2).
- Používateľ B vidí dokument počas kroku 1 (a neskôr ako historický záznam).
- Používateľ C vidí dokument od kroku 2 ďalej.
- Používateľ D, ktorý nie je v reťazci, nevidí dokument vôbec, ani keby patril do tej istej organizačnej jednotky.
Toto je zámer — zabezpečuje prísny model prístupu na princípe need-to-know.
Súhrn pravidiel viditeľnosti
| Kto | Čo vidí |
|---|---|
| Odosielateľ dokumentu | Všetky dokumenty, ktoré odoslal, v akomkoľvek stave |
| Schvaľovateľ aktuálneho kroku | Dokumenty aktuálne čakajúce na jeho schvaľovaciu akciu |
| Schvaľovateľ minulého kroku | Dokumenty, na ktorých už konal (schválil alebo zamietol) |
| Administrátor | Všetky dokumenty v spoločnosti |
| Účtovník | Všetky dokumenty v stavoch: Schválený, Export, Publikovaný |
| Pozorovateľ | Iba dokumenty, ktoré sú mu explicitne zdieľané cez funkciu zdieľania |
Prístup založený na roli
Administrátor
Administrátori majú neobmedzený prístup na čítanie všetkých dokumentov. Môžu tiež:
- Obísť schvaľovací reťazec
- Presunúť dokument späť do predchádzajúceho stavu
- Priradiť alebo preradiť schvaľovací krok
Účtovník
Účtovníci vidia všetky dokumenty, ktoré dosiahli stav Schválený alebo ďalej (Export, Publikovaný). Nevidia dokumenty stále v spracovaní alebo čakajúce na schválenie, ak nie sú zároveň schvaľovateľom v reťazci.
Schvaľovateľ
Schvaľovateľ vidí iba dokumenty, kde je aktívnym alebo minulým účastníkom schvaľovacieho reťazca. Nevidí dokumenty smerované iným schvaľovateľom, ani v rámci rovnakého oddelenia.
Pozorovateľ
Pozorovateľ nemá automatickú viditeľnosť dokumentov. Dokumenty mu musia byť explicitne zdieľené odosielateľom alebo Administrátorom.
Rozsah organizačnej jednotky
Schvaľovacie pracovné postupy môžu byť ohraničené na konkrétne organizačné jednotky. Používateľ, ktorý je schvaľovateľom v jednotke A, uvidí iba dokumenty, ktoré vznikli v jednotke A, nie z jednotky B, a to ani v prípade, že obe jednotky používajú rovnaké schvaľovacie pravidlo.
Zdieľanie dokumentu
Ak chcete udeliť prístup používateľovi, ktorý nie je v schvaľovacom reťazci:
- Otvorte stránku detailu dokumentu.
- Kliknite na Zdieľať.
- Vyberte používateľa(ov), ktorým chcete dokument zdieľať.
- Kliknite na Potvrdiť.
Zdieľaný prístup sa zaznamená do auditného záznamu.
Auditná stopa
Každá prístupová udalosť (zobrazenie, stiahnutie, schvaľovacia akcia, zdieľanie) sa zaznamená do Auditného záznamu dokumentu, dostupného zo stránky detailu dokumentu. Auditný záznam je nemenný a nie je možné ho upravovať ani mazať.
Časté otázky
Otázka: Môže používateľ v rovnakom oddelení vidieť dokumenty odoslané kolegom? Odpoveď: Nie — pokiaľ nie je schvaľovateľom v reťazci daného dokumentu alebo mu dokument nie je explicitne zdieľaný.
Otázka: Môže schvaľovateľ v kroku 2 vidieť dokumenty skôr, než sa dostanú ku kroku 2? Odpoveď: Nie — je upozornený a získa viditeľnosť až vtedy, keď sa dokument dostane na jeho krok.
Otázka: Vidí Administrátor vždy všetky dokumenty? Odpoveď: Áno. Prístup Administrátora je globálny v rámci spoločnosti a nedá sa ďalej obmedziť.