Schvaľovanie

Táto stránka je pre schvaľovateľov — vedúcich, riaditeľov a konateľa. Rovnaký postup platí pre všetky tri schvaľovania nákupného procesu: požiadavku, výzvu aj vyhodnotenie.

Kde nájdem, čo mám podpísať

Nemusíte nič hľadať. Keď doklad dorazí k vám, objaví sa na troch miestach:

• e-mailová notifikácia s odkazom priamo do dokladu,
• widget Na schválenie na Prehľade (dashboard) — vidíte ho hneď po prihlásení,
• počítadlo Na schválenie nad ním, ktoré rovno ukáže, koľko vecí čaká,
• prepínač vpravo hore v zozname požiadaviek — prepnite ho z Všetky na Na schválenie.

Widget zobrazuje len to, čo čaká na vás — nie všetko, čo sa v systéme deje. Čo ste už podpísali, z neho zmizne. Kliknutím na ikonku zväčšenia si ho rozbalíte na celú obrazovku, kliknutím na Detail v riadku prejdete do dokladu.

Ako čítať, kde doklad stojí

V hlavičke detailu je stav dokladu, jeho číslo a — kým sa schvaľuje — aktuálny krok s počtom ľudí, ktorí ho držia.

Kliknutím na číslo pri ikonke ľudí sa rozbalí zoznam konkrétnych schvaľovateľov daného kroku a pri každom je vidieť, či už podpísal alebo sa naň ešte čaká.

Prevzatie položky

Keď krok drží viac ľudí naraz — napríklad krok obsadený rolou Nákupca, ktorú má päť ľudí — nemá zmysel, aby sa do toho pustili všetci. Preto sa dá položka prevziať: ten, kto ju prevezme, ju spracuje, a ostatným zmizne zo zoznamu.

Ako si položku prevezmem

1. Otvorte doklad zo widgetu Na schválenie.

2. V menu akcií v hlavičke kliknite na Prevziať.

3. Potvrďte.

Od tej chvíle:

• vy položku vidíte a môžete ju schváliť, zamietnuť aj upraviť,
• ostatní schvaľovatelia toho istého kroku ju prestanú vidieť vo svojom zozname Na schválenie a tlačidlo Schváliť im zmizne,
• v hlavičke dokladu svieti fialový odznak s vaším menom — kliknutím naň každý zistí, kto položku prevzal a kedy.

V zozname ľudí, ktorí držia krok (číslo pri ikonke ľudí), je prevzatý schvaľovateľ zvýraznený a označený Prevzaté.

Ako prevzatie vrátim

Ak sa ukáže, že položku má riešiť niekto iný, kliknite v menu akcií na Uvoľniť prevzatie. Položka sa vráti do zoznamu všetkým oprávneným schvaľovateľom kroku a prevzať si ju môže ktokoľvek z nich.

Kedy prevzatie zaniká samo

O prevzatie sa teda netreba starať pri každom podpise — nastavuje sa vždy len na tom kroku, v ktorom doklad práve je.

Zadanie prevzatia niekomu inému

Kto má oprávnenie Prevzatie úloh, vidí v menu akcií navyše Spravovať prevzatie. Tam vyberie schvaľovateľa, ktorý položku dostane na spracovanie — alebo existujúce prevzatie zruší.

Na výber sú len ľudia, ktorí sú aktérmi daného kroku — nedá sa to prideliť niekomu, kto na to nemá právo.

Prevzatie v zozname

V zozname požiadaviek je stĺpec Prevzal/a a rovnomenný filter — takto zistíte, kto má čo rozpracované, bez toho, aby ste otvárali jednotlivé doklady.

Notifikácie a prevzatie

Kým položku nikto neprevzal, upozornenie o novom doklade v kroku dostanú všetci jeho schvaľovatelia — je to výzva, aby si to niekto vzal. Len čo si ju niekto prevezme, pripomienky na nevybavené úlohy chodia už iba jemu; ostatní ju nemajú v zozname, takže ich systém neotravuje niečím, s čím aj tak nemôžu nič urobiť.

Schválenie

1. Otvorte doklad z widgetu Na schválenie, z prepínača Na schválenie v zozname požiadaviek alebo z e-mailu.
2. Prejdite si údaje dokladu, prílohy a v pravom stĺpci Históriu — tam sú komentáre predchádzajúcich schvaľovateľov.

3. Kliknite na Schváliť v hlavičke detailu.

4. Zobrazí sa potvrdzovacie okno. Potvrďte ho.

Po podpise doklad postúpi na ďalší krok, alebo — ak ste boli poslední — dostane stav Schválené.

Za koho podpisujem

Ak držíte krok viacerými spôsobmi, systém nedá jedno tlačidlo, ale niekoľko — a na každom je napísané, za koho podpisujete:

Zamietnutie

1. Otvorte doklad a kliknite na Zamietnuť.

2. V poli Vrátiť do kroku vyberte krok, do ktorého sa doklad vráti na prepracovanie. V ponuke je pri každom kroku vidieť, kto ho drží — pozície, útvar a menoslov.

3. Rozhodnite o poli Po oprave sa vráti do aktuálneho kroku:

   • zaškrtnuté → po prepracovaní sa doklad vráti rovno k vám, nemusí znova prejsť celým reťazcom,
   • nezaškrtnuté → doklad ide odznova od kroku, do ktorého ste ho vrátili.

4. Napíšte komentár — bez neho ten, komu sa doklad vráti, nevie, čo má opraviť.

5. Potvrďte.

Komentáre bez rozhodnutia

Ak sa chcete niečo spýtať a ešte nechcete podpísať ani zamietnuť, použite akciu Pridať komentár v hlavičke detailu. Komentár sa zapíše do histórie a pomenovaní ľudia dostanú notifikáciu. Doklad zostáva v tom istom kroku.

História a auditný záznam

Pravý stĺpec detailu má tri záložky:

Keď nie ste v práci

Aby doklady nečakali na dovolenke, nastavte si zástupcu: Profil → Zástupcovia. Zástupca uvidí vaše doklady vo svojom widgete Na schválenie a podpíše ich tlačidlom Schváliť v zastúpení za ….

Podrobnosti nájdete v Správe zástupcov.

Krycí list (košielka)

Po schválení požiadavky je v menu akcií v hlavičke detailu položka na stiahnutie krycieho listu. Vygeneruje sa PDF so všetkými údajmi požiadavky a tabuľkou schválení — pri každom podpise je meno schvaľovateľa, jeho funkcia, dátum a miesto na podpis.

Čo nasleduje

Po schválení požiadavky môže garant VO vyhlásiť výzvu na výberové konanie. Pri priamom zadaní proces končí schválením požiadavky.