Prehľad nákupného procesu
Ako na seba nadväzuje požiadavka na nákup, výberové konanie a jeho vyhodnotenie, kto čo robí a čo znamenajú stavy
Nákupný proces v Acadsys vedie jeden doklad — požiadavku na nákup — od zadania až po vybraného dodávateľa. Všetko sa deje na jednom mieste: Obstarávanie → Požiadavky na nákup.
Tri schvaľovania za sebou
Proces nie je jedno schvaľovanie, ale tri. Každé má vlastný schvaľovací proces a vlastných schvaľovateľov, a každé sa dá začať až po tom, čo predchádzajúce skončí schválením.
Požiadavka na nákup → Výzva na výberové konanie → Vyhodnotenie
(schválená) (schválená) (schválené)Všetky tri žijú v jednom detaile požiadavky, každé vo svojom tabe:
| Tab | Čo v ňom je | Kto tam pracuje |
|---|---|---|
| Požiadavka | Samotná požiadavka a jej schvaľovanie | Žiadateľ zadáva, schvaľovatelia podpisujú |
| Výberové konanie | Kolá výzvy — zadanie výzvy a súťažné podklady | Garant VO / nákupca |
| Vyhodnotenie | Výsledky kola — víťaz a vysúťažená suma | Garant VO / nákupca |
Ikonka pri názve tabu ukazuje, ako je daná časť rozpracovaná: Prebieha schvaľovanie, Schvaľovanie ukončené alebo Zamietnuté. Netreba nikam klikať, aby ste vedeli, kde to stojí.
Kto čo robí
| Rola | Čo robí | Kde to má popísané |
|---|---|---|
| Žiadateľ (zamestnanec) | Zadá požiadavku na nákup a potom sleduje, kde to stojí | Vytvorenie požiadavky |
| Schvaľovateľ (vedúci, riaditeľ, konateľ) | Skontroluje a podpíše alebo zamietne | Schvaľovanie |
| Garant VO / nákupca | Vyhlási výzvu a po súťaži zadá výsledky | Výzva, Vyhodnotenie |
Priame zadanie: proces bez súťaže
Ak je na požiadavke zaškrtnuté Priame zadanie, výberové konanie sa nevyhlasuje. Proces končí schválením požiadavky a v taboch Výberové konanie aj Vyhodnotenie sa zobrazí vysvetľujúca hláška namiesto tlačidiel.
Stavy dokladu
| Stav | Čo znamená |
|---|---|
| V procese schvaľovania | Doklad čaká na podpis niektorého zo schvaľovateľov |
| Schválené | Všetky kroky schvaľovacieho procesu sú dokončené |
| Odmietnuté | Niektorý schvaľovateľ doklad zamietol a vrátil ho späť |
| Na odstránenie | Doklad je označený na odstránenie a čaká na potvrdenie |
| Odstránené | Doklad bol odstránený a v procese už nepokračuje |
Stav vidíte v zozname požiadaviek aj v hlavičke detailu. Pri stave je zároveň aktuálny krok schvaľovania a počet ľudí, ktorí ho držia — kliknutím na počet zistíte konkrétne meno.
Čo sa deje po schválení
Po schválení požiadavky sú v detaile dostupné dve veci:
- Krycí list (košielka) — PDF so všetkými údajmi požiadavky a tabuľkou schválení (funkcia, meno, dátum). Stiahnete ho z menu akcií v hlavičke detailu.
- Výzva na výberové konanie — otvorí sa tab Výberové konanie a garant VO môže vyhlásiť prvé kolo.