Kľúčové pojmy
Slovník základných pojmov používaných v systéme Acadsys
Pochopenie týchto pojmov vám pomôže orientovať sa v Acadsys s istotou.
Stavy dokumentov
| Stav | Popis |
|---|---|
| Koncept | Dokument bol nahraný, ale zatiaľ nebol odoslaný na spracovanie |
| Spracováva sa | Prebieha extrakcia AI/OCR alebo sa čaká na manuálnu opravu |
| Čaká na schválenie | Dokument je pridelený jednému alebo viacerým schvaľovateľom |
| Schválené | Všetci požadovaní schvaľovatelia dokument schválili |
| Zamietnuté | Aspoň jeden schvaľovateľ dokument zamietol; dokument je vrátený na opravu |
| Zamietnuté na overenie | Dokument je označený na manuálnu kontrolu pred opätovným odoslaním |
| Exportované | Dokument bol exportovaný do účtovného systému |
| Čakajúce na odstránenie | Dokument je naplánovaný na archiváciu alebo odstránenie |
| Zverejnené | Dokument je dokončený a viditeľný v archíve |
Role
| Rola | Popis |
|---|---|
| Administrátor | Plný prístup k systému; spravuje používateľov, nastavenia a pracovné postupy |
| Účtovník | Spracúva dokumenty, spravuje zápisy v hlavnej knihe, exportuje |
| Schvaľovateľ | Kontroluje dokumenty, objednávky a žiadosti a rozhoduje o ich schválení či zamietnutí |
| Pozorovateľ | Prístup len na čítanie k dokumentom, ktoré prešli jeho schvaľovacím krokom |
| Dodávateľ | Externý používateľ portálu; môže odosielať dokumenty cez portál Supplier Gate |
Schvaľovacie reťazce
Schvaľovací reťazec je usporiadaná postupnosť schvaľovateľov (alebo skupín schvaľovateľov), ktorými musí dokument prejsť, aby bol považovaný za schválený. Reťazce môžu byť:
- Sekvenčné — každý schvaľovateľ koná postupne jeden za druhým
- Paralelné — všetci schvaľovatelia v danom kroku konajú súčasne
Prahy definujú peňažné alebo iné podmienky, ktoré spúšťajú konkrétny reťazec.
Obchodné prípady
Obchodný prípad zoskupuje súvisiace dokumenty, objednávky a žiadosti pod jeden projekt alebo nákladovú iniciatívu. Poskytuje jednotný auditný záznam a prehľad rozpočtu.
Účtovné zápisy (Hlavná kniha)
Účtovné zápisy sú účtovné záznamy typu podvojného účtovníctva, ktoré sa generujú po schválení a exporte dokumentu. Každý zápis obsahuje účet na strane má dať, účet na strane dal, sumu a nákladové stredisko.
Organizačné jednotky
Organizačné jednotky (OJ) tvoria hierarchiu (napr. spoločnosť → oddelenie → tím). Dokumenty a schvaľovacie pravidlá je možné priradiť ku konkrétnym OJ.
Nákladové strediská
Nákladové stredisko je účtovný rozmer používaný na priradenie nákladov ku konkrétnemu oddeleniu alebo projektu. Nákladové strediská sa prideľujú pri spracovaní dokumentu.